- Zollbewilligungen bieten Unternehmen Vereinfachungen im Zollverfahren, etwa kürzere Bearbeitungszeiten und mehr Flexibilität bei der Zollanmeldung.
- Die wichtigste übergeordnete Bewilligung ist der AEO (‘Authorised Economic Operator’), der zollrechtliche Erleichterungen und Sicherheitsvorteile vereint.
- Die Beantragung erfolgt einmalig über einen Selbstbewertungsfragebogen mit rund 110–120 Fragen, danach gilt eine dauerhafte Meldepflicht gegenüber dem Hauptzollamt.
- Besonders größere Unternehmen sollten ein strukturiertes Verwaltungssystem nutzen – am besten eine spezialisierte Software – um den Überblick über alle Standorte und Bewilligungen zu behalten.
- Verstöße gegen die Meldepflicht können zur Aussetzung oder zum Entzug der Bewilligung führen, was ernsthafte Folgen für die Lieferkette haben kann.
Zollbewilligungen sind ein komplexes Thema. Sie dienen zwar als Erleichterungen, man muss dabei aber einiges beachten und ein gewisses Vorwissen besitzen. In diesem Artikel werden einige grundlegende Fragen zum Thema wie die Definition von Zollbewilligungen, die Voraussetzungen, die man erfüllen muss sowie Tipps zur Beantragung behandelt.
Worum handelt es sich bei Zollbewilligungen?
Zollbewilligungen stellen für den jeweiligen Bewilligungsinhaber Vereinfachungen dar. Das heißt, wenn Sie als Unternehmer Bewilligungsinhaber sind, profitieren Sie von Vereinfachungen im Vergleich zu anderen Zollbeteiligten.
Die Vereinfachungen unterscheiden sich je nach zollrechtlicher Bewilligung. Die übergeordnete Bewilligung ist der AEO in seinen Ausführungen C und S. AEO ist die Abkürzung des englischen Begriffes Authorised Economic Operator (dt. “zugelassener Wirtschaftsbeteiligter”). Die Ausführung C beinhaltet zollrechtliche Vereinfachungen, S die Sicherheit. Außerdem gibt es kombinierte Bewilligungen.
Eine Bewilligung erhält man – je nach Vorhandensein einer AEO-Bewilligung – nach Ausfüllen eines Selbstbewertungsbogens, der ca. 110-120 Fragen beinhaltet. Dieser Selbstbewertungsbogen muss im Anschluss an die zuständigen Zollstellen, das können unter Umständen natürlich mehrere sein, übermittelt werden. Laut Unions-Zollkodex soll dieser AEO-Selbstbewertungsfragebogen für die Beantragung anderer Bewilligungen mitgenutzt werden können.
Bei der vereinfachten Zollanmeldung gem. Art. 166 UZK (Zollkodex der Union) Ausfuhr stellt sich die Vereinfachung beispielsweise so dar, dass die Gestellung außerhalb des Amtsplatzes stattfindet und eine zeitnahe Überlassung ohne Voranmeldefrist möglich ist. Dies bedeutet für Sie Zeitersparnis, erhöhte Flexibilität und reduzierte Kosten.
Voraussetzungen für die Zollbewilligungen
Damit Ihnen eine zollrechtliche Bewilligung erteilt wird, müssen Sie einige Voraussetzungen erfüllen:
- Als persönliche Voraussetzung gilt, dass Sie außerhalb des Zollgebiets der Union ansässig sein müssen, da ansonsten eine vorübergehende Verwendung nicht zulässig ist, außer Art. 207-236 der delegierten Verordnung (EU) 2015/2446 (DA) sieht etwas anderes vor.
- Sie als Antragsteller müssen gewähren, dass die Durchführung ordnungsgemäß und unter Einhaltung sämtlicher Vorschriften erfolgt. Diese Gewähr beinhaltet zudem ein zufriedenstellendes System der Führung der Geschäftsbücher und Beförderungsunterlagen sowie Ihre Zahlungsfähigkeit sowie Ihre praktische und berufliche Befähigung. Grundsätzlich ist anzunehmen, dass diese Voraussetzungen von einem zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten für zollrechtliche Vereinfachungen erfüllt werden.
- Sie als Bewilligungsinhaber müssen die Ware selbst verwenden oder ihre Verwendung veranlassen.
- Im Bereich des Verwaltungsaufwandes gilt der Grundsatz, dass dieser bei der Ausübung der zollamtlichen Überwachung nicht überproportional groß im Verhältnis zum wirtschaftlichen Bedürfnis des Wirtschaftsbeteiligten sein darf.
- Weitere sachliche Voraussetzungen legen fest, dass die Waren zur Wiederausfuhr bestimmt sein und müssen und die Nämlichkeit der Wahren gewährt sein sollte. Des Weiteren darf keine Veränderung an der Ware, die eine Wertminderung über den normalen Gebrauch zur Folge hat, vorgenommen werden.
- Reparaturen und Wartungen sowie Instandsetzungen und diverse Maßnahmen zum Erhalt der Wahren sind gestattet. Ebenso Maßnahmen, die die Übereinstimmung mit den technischen Anforderungen für die Verwendung der Waren sicherstellen sollen.
Zollbewilligungen: Worauf Sie achten sollten
Die Beantragung einer Bewilligung erfolgt einmalig. Für die Beantragung füllt das Unternehmen den bereits oben erwähnten Selbstbewertungsfragebogen aus. Im Anschluss daran erteilt die Zollverwaltung die Bewilligung.
Bei einer bereits vorhandenen Bewilligung ist zu bedenken, dass ein dauerhaftes Monitoring vonnöten ist und dass jedwede Änderung eines Inhaltes des Selbstbewertungsfragebogens dem zuständigen Hauptzollamt, kurz HZA, bekannt zugeben ist. Hier herrscht Meldepflicht für das Unternehmen. Ist man sich nicht sicher, welche Informationen in diese Meldepflicht hineinfallen, kann man dies in TAXUD/B2/047/2011-Rev6, Anhang 4 jederzeit nachlesen.
Bei kleineren Unternehmen ist das Monitoring meist überschaubar und erfordert keinen übermäßigen Aufwand. Bei größeren Unternehmen mit mehreren Standorten und vielen Zollbewilligungen ist es jedoch ratsam, einen straffen Plan für die Verwaltung und Führung des Beleghefts festzulegen, an den sich alle Beteiligten des Unternehmens genau zu halten haben. Geschieht dies nicht, ist die Gefahr groß, dass der Zollleiter im Laufe der Zeit den Überblick verliert und nicht mehr genau weiß, welchen Informationsstand das Hauptzollamt hat. Stellt sich bei einer Überprüfung heraus, dass die Angaben nicht mehr auf dem neusten Stand sind, kann dies für das Unternehmen eine Aussetzung oder gar einen Entzug der Bewilligung bedeuten, was mit erheblichen Nachteilen wie etwa Verzögerungen in der Lieferkette einhergehen kann.
So behalten Sie die Übersicht bei Zollbewilligungen
Um die Übersicht über die Zollbewilligung(en) des Unternehmens zu bewahren, empfiehlt sich ein unternehmensinternes Ablagesystem, welches streng verwaltet wird. Auf dieses System müssen alle Mitarbeiter an den jeweiligen Standorten Zugriff haben und sie müssen sich sehr gewissenhaft an das festgelegte System halten. Trotzdem ist es nicht einfach, ein Unternehmen mit mehreren Standorten und somit mehreren Hauptzollämtern (HZAs) zu verwalten.
Eine weitere Hilfestellung, um den Überblick zu behalten, ist ein Software-Tool, das Sie beim Bewilligungsmanagement unterstützt. Hier geben Sie einmal den Selbstbewertungsfragebogen ein und im Anschluss verwaltet die Software alle vorhandenen Bewilligungen von der Antragstellung bis zum permanenten Monitoring für sämtliche Standorte. Gibt es eine Änderung, wird eine Revisionierung durchgeführt und dabei die relevanten Dokumente archiviert und an das Hauptzollamt gesendet. Mittels einer farbigen Übersichtsdarstellung können Sie sich jederzeit ein Bild davon machen, welche Arbeitsschritte bereits erledigt wurden und wo noch Handlungsbedarf Ihrerseits besteht.
Wichtig ist, dass Ihr ausländischer Lieferant die Handelsrechnung ohne die ausländische Umsatzsteuer ausstellt. Zusätzlich zu den gelisteten Angaben können eventuell zusätzliche Anforderungen hinzukommen.
